<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Hoe rozijntjes vergaderingen productiever maken

Geschreven door Paul Neefjes op 15 juni, 2020

Wat we kunnen leren van de vergadertechnieken van Apple en Yahoo!

Hoe rozijntjes vergaderingen productiever maken

Yep, je leest het goed, rozijntjes kunnen vergaderingen productiever maken. Hoe dan? De rozijnoefening is vaak de eerste les in een cursus mindfulness. Het werkt zo. Je eet één rozijntje. En dan niet hap, slik, weg, maar met volle aandacht. Bij deze oefening gaat het er om dat je heel bewust de rozijn bestudeert en opeet. Het is een eenvoudige maar effectieve manier om mensen te laten focussen. Daarom zijn vergaderingen bij uitstek geschikt om mindfulness toe te passen. Want mindfulness maakt je vergadering meer gefocust, ontspannen en kalm. Helemaal Zen

De rozijntjesmethode

Probeer de rozijntjesmethode eens in je volgende vergadering. Geef elke deelnemer één rozijn. Vraag hen te doen alsof ze nog nooit eerder een rozijn hebben gezien. Vraag ze nu om zich te concentreren en het volgende te beschrijven

  • Hoe ziet de rozijn er uit?
  • Hoe voelt het om de rozijn aan te raken?
  • Hoe ruikt de rozijn?
  • Hoe smaakt de rozijn?

Deze oefening zorgt ervoor dat je in het moment bent. Hierdoor kun je beter focussen, is er meer flow in de meeting en kun je beter beslissingen nemen.

Er zijn nog meer mindfulness tips die je in vergaderingen kunt toepassen. We noemen hier tips voor, tijdens en na de vergadering.

Voor de vergadering: adempauze van 45-seconden

Voordat je begint is het goed om een korte adempauze te houden. Dit heet ook wel de 45-seconden mindfulness oefening. Hierbij ben jij je bewust van 5 ademteugen en dat duurt gemiddeld 45 seconden. Let op je inademing en laat dan alle spanning in je schouders en nek los bij het uitademen. Het is even een momentje van stilstaan, wat een goed idee is voor alle vergadertijgers die van de ene vergadering naar de andere hollen. Zo reset je je mind en sta je weer open voor de nieuwe agenda van de nieuwe vergadering.

Tijdens de vergadering: 3-5 seconden feedback pauze

Het is erg verleidelijk om bij binnenkomst direct te gaan zitten en je laptop open te klappen. De vergadering mag wat jou betreft beginnen. Maar voor mindfulness heb je geen apparaten nodig, wel persoonlijk contact. Dus doe de ronde bij binnenkomst, geef iedereen een hand, kijk ze aan of maak een praatje. Zeker als je de vergadering voorzit.

Luister ook aandachtig als iemand aan het woord is en wacht 3 tot 5 seconden voordat je feedback geeft. De verteller voelt zich gehoord en het maakt je bewust van je eigen reactie. Kortom, antwoord bedachtzaam. De kans dat je gedachteloos, automatisch en negatief reageert is een stuk kleiner.

Na de vergadering

Ook na de vergadering willen we zo snel mogelijk door met ‘business as usual’. Alsof de meeting er eigenlijk niet toe deed. Maak na afloop van de meeting een pas op de plaats. Bewaar een paar minuten voor een gezamenlijke afronding en volg daarbij het BATEC-format. Dat wil zeggen formuleer de belangrijkste besluiten en acties, tijdlijn, eigenaar en communicatie intern/extern (BATEC). Daarmee rond je het collectieve denkproces af en blijft het niet bij iedereen nog in het hoofd malen. De actiepunten en besluiten worden breed gedragen en alle deelnemers hebben het idee dat de vergadering nuttig was.

New Call-to-action

Onderwerp: Functionaliteiten, Papierloos vergaderen, Papierloos werken, Vergadertrends, Veiligheid, Security

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs