Hoe vecht je tegen vergadervandalisme?

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-04-23 07:58:00

5 tips om energiek een vergadering te verlaten

Hoe vecht je tegen vergadervandalisme?

Een agenda die wordt gekaapt door hardschreeuwers, geen voorzitter waardoor je urenlang naar spreadsheets loopt te staren. Herken je dat? Het is gewoonweg crimineel. Wellicht cru om te zeggen, maar mensen die een vergadering moedwillig verstoren zijn eigenlijk een soort van vergadervandalen. Ze maken van een beoogde constructieve meeting een destructieve meeting. Wat je kunt doen om dit te voorkomen? Zorg voor in ieder geval voor een ‘stevige’ voorzitter

Een goede voorzitter….

Zonder gespreksleider is er geen structuur. De vergadering duurt (te) lang, de besluitvorming verloopt traag en de kosten lopen op. Wijs voorafgaand aan de vergadering een voorzitter aan, iemand die de vaardigheden bezit om de vergadering in de juiste banen te leiden. Dat klinkt misschien als een open deur, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Voor een vruchtbare bijeenkomst is het van belang dat de voorzitter de volgende eigenschappen bezit.

…. is een soort rechter

Je kunt de rol van de voorzitter vergelijken met die van een rechter. De belangrijkste eigenschap is dat deze persoon onpartijdig moet zijn. De voorzitter zorgt er voor dat alle deelnemers aan het gesprek deelnemen en hun standpunt kenbaar kunnen maken.

… handhaaft de vergaderwetten

Een goede voorzitter spreekt van tevoren de (gedrags)regels af. Dat wil in ieder geval zeggen dat de agenda wordt gevolgd, er aan de toegewezen tijd wordt gehouden en dat na afloop er een actielijst wordt verspreid compleet met deadlines en verantwoordelijken.

…. toont gezag

Als je vergadervandalen in de vergadering hebt zitten, dan moet de voorzitter optreden en gezag tonen. Dat wil zeggen als iemand die de discussie domineert, deze persoon afremmen. Ook moet de voorzitter teamleden er op aanspreken als ze te vaag blijven of te beleefd. Voor een optimaal resultaat moet je kritisch durven zijn.

…. blijft kalm en tactvol

Zoveel mensen zoveel meningen. En hoe verder standpunten uit elkaar liggen, des te groter de vereiste stevigheid van de voorzitter. Te streng zijn of grof worden, is daarbij niet de meeste effectieve strategie. Een opmerking als ‘Ik stel voor dat we het standpunt van mevrouw De Groot ook even horen’ of ‘Wellicht kan onze bestuurder dit punt nader toelichten? is in de meeste gevallen voldoende. Door deze opening te bieden, zorgt de voorzitter er voor dat de volgende spreker niet wordt onderbroken.

… spreekt het vonnis uit

Het vonnis is een beslissing die een rechter van een rechtbank kan nemen. Een vonnis heb je (meestal) nodig als je iets wilt afdwingen en wordt vooraf gegaan door een uitspraak waarin de rechter e.e.a. samenvat. Samenvatten is ook een waardevolle vaardigheid voor een voorzitter. Om goed te kunnen samenvatten, moet je actief kunnen luisteren. Op een bondige en onpartijdige manier wordt weergegeven wat er werd gezegd met een duidelijke verklaring wat er nog wordt verwacht, namelijk de actiepunten en wie hiervoor verantwoordelijk zijn.

Ken de wetten van het nieuwe vergaderen

Bewustwording van de verschillende vormen van vergadervandalisme in combinatie met een goede voorzitter kan helpen om vergaderingen constructiever te maken. Maar er zijn nog meer wetmatigheden die ervoor zorgen dat je efficiënter gaat vergaderen. Lees ze allemaal in ons e-book De 7 wetten van het nieuwe vergaderen

New Call-to-action

 

 

Onderwerp: papierloos vergaderen, Vergadertrends, Security, Functionaliteiten, Papierloos werken, Veiligheid