<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Hoe voorkom je vergaderobesitas?

Geschreven door Paul Neefjes op 15 oktober, 2018

 Hoe-voorkom-je-vergaderobesitas-1

Hoe voorkom je vergaderobesitas?

De Nederlandse vergadering moet nodig op dieet. Deze vergaderobesitas is het gevolg van teveel informatie. Om je een idee te geven hoeveel teveel is, heeft Roger Bohn, professor in informatiemanagement aan de Amerikaanse universiteit in San Diego hier onderzoek naar gedaan. Hij ontdekte dat we dagelijks 105.000 woorden moeten verstouwen. Dat is twee keer zoveel informatie als er in de dikke pil Oorlog en Vrede van Tolstoj staat. En dat boek alleen al weegt bijna anderhalve kilo. Volgens Bohn ‘consumeert’ de gemiddelde Amerikaan (en voor Europeanen zal het niet anders zijn) op deze manier dagelijks 34 gigabytes aan informatie. Burp

Vraatzucht

Het is opvallend dat we die informatie-overload helemaal niet zo erg vinden. We blijken een vraatzuchtige eetlust voor informatie te hebben die ons 24/7 via allerlei kanalen bereikt. Zo kijken we gemiddeld vier uur per dag TV en checken constant onze smartphone voor updates. En op ons werk is het al niet beter. Overvolle mailboxen, stapels documenten op je bureau die je nog moet lezen, et cetera. Om nog maar te zwijgen over al die vergaderingen die je moet bijwonen. En dat zijn er nogal wat!

Vergadering op dieet

Wist je dat de gemiddelde Nederlandse werknemer zo’n 6,5 uur per week vergadert? Dat is 300 uur per jaar! Gemiddeld genomen, want hoe hoger je op de carrièreladder hoe meer er wordt vergaderd. En al die vergaderingen hebben agenda’s en vergaderdocumenten die voor aanvang van de vergadering vaak meerdere malen worden gewijzigd. Om nog maar niet te spreken over de foute informatie die we krijgen aangereikt. Dit alles leidt tot uitpuilende aktentassen en overvolle mail inboxen met vergaderinfo. Geen wonder dat ons brein hier dik van wordt. Kunnen we er niet voor zorgen dat we minder info hoeven te consumeren en minder tijd doorbrengen in de vergaderzaal. Kunnen we de vergadering niet op dieet zetten? Jazeker, met deze drie afslanktips.

Afslanktip 1: minder agendapunten

Een slanke oftewel een ‘lean’ meeting begint met een korte agenda. Schrap alle agendapunten die onduidelijk zijn, of zorg ervoor dat ze duidelijk worden! Dit doe je door van een agendapunt een vraag te maken. In plaats van het punt ‘omzet bespreken’ zet je ‘Hoeveel is de verwachte omzet van 2019’. Dit geeft direct richting aan de discussie en in de notulen kun je de vraag eenvoudig en kort beantwoorden met een getal.

Afslanktip 2: minder deelnemers
Zoveel vergaderdeelnemers, zoveel meningen. Binnen de Nederlandse vergadercultuur willen we iedereen aan het woord laten en vaak willen mensen maar al te graag hun zegje doen. Ook als hun mening er eigenlijk niet zo toe doet. Bedenk daarom van tevoren goed wie je uitnodigt voor een meeting en of zij ook toegevoegde waarde hebben. Is dat niet het geval dan horen ze in die vergadering niet thuis.

Afslanktip 3: minder vergaderstukken
Tillen met stapels vergaderstukken mag dan goed voor de spierontwikkeling in je armen zijn, efficiënt is het niet! Ruil die dikke aktentas in voor een slanke tablet waar je complete vergaderdossier op staat. Snelle afslankactie toch? Als je digitaal vergadert, hoef je nooit meer met geprinte vergaderdocumenten te sjouwen. Alles lekker digitaal op één plek.

In  6 stappen naar een lean vergadering

Wil jij ook minder lichamelijke en geestelijk ballast meenemen naar je volgende vergadering? Verander dan je vergadergewoontes en stap over op papierloos vergaderen. In ons e-book leggen we je uitgebreid uit welke stappen je hiervoor moet nemen.

New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp