<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Jouw vergadering weergegeven in getallen

Geschreven door Paul Neefjes op 04 februari, 2020

Jouw vergadering weergegeven in getallen-1

Jouw vergadering weergegeven in getallen

Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers.

Hoeveel uren vergaderen we per persoon per jaar? 360 uur

Nederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de vraag of de Brexit moest worden uitgesteld en reserveert president Trump zes uur per dag voor ‘executive time’.

Hoeveel deelnemers zitten er in een vergadering?  > 7

Staat er in jouw vergaderzaal ook zo’n lange tafel die regelmatig helemaal vol zit? Dan vergader je met te veel mensen. Erg democratisch natuurlijk, al dat polderen, maar wist je dat een effectieve vergadering eigenlijk niet meer dan zeven deelnemers heeft? Dat concluderen tenminste Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver. Zij beweren dat met ieder extra persoon aan de vergadertafel, de besluitvaardigheid met tien procent daalt.

Hoelang duurt een vergadering? 1,5 uur

Hoelang een vergadering meestal duurt? Gemiddeld komt dat neer op zo’n 1,5 uur. Deze tijd wordt ook klakkeloos elke week geblokt, terwijl dat wellicht helemaal niet nodig is. Maar wat is dan de perfecte duur van een meeting? Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan een uur.

Onderzoek heeft bovendien uitgewezen dat het met onze aandacht na 30 minuten al bergafwaarts gaat. Na een half uur is gemiddeld 16% van de mensen afgehaakt. Na 45 minuten is al 27% weggevallen. Mocht de meeting langer dan 45 minuten duren, dan let nog maar 64% van de groep op. Bijna de helft let dus niet op, waardoor er veel kostbare tijd en energie verloren gaat.

Op welke dag zijn de meeste vergaderingen? Op de 1e dag

Het zal je niet verbazen dat dat maandag is. Op die eerste dag van de werkweek staan vaak de wekelijkse overlegjes gepland. Helaas is maandag niet de meest ideale dag om te vergaderen. Volgens 'When is Good', een online agendaservice, bestaat er gelukkig wel een 'ideale' tijd om te vergaderen. En dat is op dinsdag om drie uur in de namiddag om precies te zijn.

Hoe laat begint een vergadering? Op het hele of het halve uur

De meeste vergaderingen beginnen op het hele of het halve uur. Ondanks deze voorspelbaarheid, lukt het ons niet om op tijd te komen. Volgens managementboek.nl beginnen ongeveer 37 % van de vergaderingen te laat – gemiddeld een kwartier na de afgesproken tijd. De meetings eindigen vervolgens ook een kwartier later, vergeleken met 3,5 minuut voor vergaderingen die op tijd starten. Hier blijkt trouwens een eenvoudige oplossing voor te zijn: plan je vergadering in op een afwijkend tijdstip zoals 10.17.  Dit verrassingselement schudt de mensen wakker, waardoor ze wel op tijd komen.

In hoeveel stappen kan ik effectief vergaderen?

Al deze cijfers tonen aan dat er helaas veel kostbare tijd verloren gaat en dat dit ook ten koste gaat van de effectiviteit gaat. Gelukkig kan een vergadering slimmer, vlotter en effectiever verlopen als je dit 8-stappenplan met praktische tips voor een effectieve vergadering volgt.

New call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs