Klaar voor de start!

Posted by Paul Neefjes on 18 juni, 2018

 Klaar-voor-de-start-papierloos-vergaderen

Klaar voor de start! Papierloos vergaderen!

Was het maar zo eenvoudig. Helaas is papierloos vergaderen niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen.

Configuratiesessie

Tijdens de configuratiesessie bepaal je hoe je de vergadertool het beste kan inrichten voor jouw organisatie. Iedere organisatie is immers anders en heeft wellicht een andere manier van vergaderen en werken. Als het systeem is ingericht, kan de training starten zodat iedereen er goed mee kan werken.

Het is ook belangrijk om de introductie van papierloos vergaderen en daarmee vaak een nieuwe manier van vergaderen intern goed te begeleiden. De ervaring leert dat het faciliteren van een tablettraining, een training papierloos vergaderen en coaching de meest succesvolle formule is.

Hieronder staat beschreven welke trainingen iBabs onder andere verzorgt:

Gebruikerstraining

Bij de start verzorgen wij een twee uur durende training in workshopvorm voor alle gebruikers van iBabs. In deze interactieve sessie gaan we in op:

  • Instellen van de vergadertool
  • Werken met de tool
  • Online en offline werken
  • Annoteren van vergaderstukken
  • Zoeken, vinden en schakelen tussen documenten en achterliggende stukken.
  • Maken van notulen
  • Delen van best practices

Coaching

Niet iedereen is even tech savvy. Afhankelijk van de digitale ervaring van de gebruiker kan het zijn dat de nieuwe manier van werken een grote ommezwaai is. In dat geval kan het voorkomen dat de training erg veel nieuwe informatie bevat of dat gaandeweg steeds weer nieuwe vragen opkomen. Speciaal voor deze doelgroep organiseren wij coachingsessies in de vorm van inloopspreekuren. In de praktijk zien wij dat het handig is om één uur voor het overleg een inloopspreekuur te organiseren. Afhankelijk van de behoefte kan de coach in het overleg eventueel ook aanwezig blijven om te coachen tijdens een overleg.

Train-de-trainer programma

Als je dat wenst kan een managementsupporter of een andere ambassadeur ook zelf de eindgebruikers trainen. Als er één of twee trainers opgeleid worden dan is onze voorkeur om deze mee te laten lopen met de beheerderstraining en twee tot drie keer met een gebruikerstraining. Hierna hebben de trainers voldoende kennis om de trainingen zelf uit te voeren. Bij drie of meer trainers zullen wij de trainers opleiden in twee trainingen van elk 2,5 uur.

Leer en evalueer

Tenslotte is evalueren een belangrijk onderdeel van alle trainingen en workshops. En dat gaat verder dan reflecteren waarbij jij je alleen maar afvraagt wat je ervan vond. Je kunt de workshop nog zo geweldig hebben gevonden, als je daarna niet digitaal gaat vergaderen, heb je er in feite niets aan gehad. Zorg er dus voor dat vooraf wordt bepaald wanneer het een succes is en monitor de voortgang. Deze evaluatie helpt om ook het digitale vergaderen elders in de organisatie door te voeren.

Wil je meer weten hoe je papierloos vergaderen in jouw organisatie kan introduceren? Download dan ons nieuwe e-book.

  New Call-to-action

Topic: Papierloos vergaderen

iBabs is leader in paperless meetings and enables you to reduce these piles of documents to the thickness of your tablet. Hundreds of organizations have been using this system for more than 15 years.

SUBSCRIBE TO OUR BLOG

RECENT POSTS