Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-02-14 09:52:00

5 gadgets om ultiem te vergaderen-blog

Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen.

Vergader niet op maandag en vrijdag

Maar maandag is niet de enige dag van de week waarop je beter niet kunt vergaderen. Ook vrijdag is geen topdag. Mensen zitten al vrij vroeg in de weekend modus. Hoewel ze lijfelijk nog op kantoor zijn, zijn veel mensen na de lunch mentaal al vertrokken. Een andere reden waarom vrijdag niet de beste vergaderdag is, is omdat mensen moe zijn na een lange en intense werkweek. De batterij raakt leeg en het vergt energie om bij te dragen aan het besluitvormingsproces. Bovendien wordt informatie langzamer verwerkt wanneer je vergadering op een slechte dag plaatsvindt. Het gevolg is dat de vergadering langer duurt. Het tegenovergestelde kan ook gebeuren. Men probeert zo snel mogelijk de actiepunten af te vinken. Deelnemers zijn het vrij snel met elkaar eens, wat misschien goed voelt, maar laat je niet misleiden: het is hun manier om zo snel mogelijk de vergaderruimte te verlaten!

Dinsdag is de beste dag vergaderdag 

Als je er zeker van wilt zijn dat iedereen erbij kan zijn, is de beste tijd om af te spreken dinsdagmiddag, blijkt uit een studie van YouCanBookMe, een Brits bedrijf dat planningsapps voor bedrijven maakt. Het bedrijf verzamelde data van meer dan 2 miljoen reacties op 530.000 uitnodigingen en concludeerde dat dinsdag om 14.30 uur de meeste mensen ‘vrij’ zijn.

Andere goede weekdagen zijn woensdag en donderdag. Als de agenda echter actie van je collega's vereist, is het waarschijnlijk beter om de vergadering aan het begin van de week te plannen. Het is niet het begin of het einde van de week, dus de kans is groot dat iedereen op kantoor is. Op die dagen voel je je mentaal nog steeds behoorlijk fris.

Vergader ook niet aan het eind van de dag

Ten slotte is het ook geen goed idee om vergaderingen aan het einde van een intense werkdag te houden, tenzij deze zich op een andere (inspirerende) locatie dan op kantoor bevindt. Alternatieven zijn een wandelende vergadering of een vergadering op een locatie die aan het eind misschien een leuk  netwerkmoment omvat.

Conclusie

We brengen steeds meer tijd door in vergaderingen en dat zal niet zo snel veranderen. Als je hier dan zoveel tijd aan besteedt, is het beter om vergaderingen tijdens productieve uren te organiseren. Voor tips over hoe je effectieve vergaderingen kunt houden, kun je onze infographic downloaden. Hier zie je in een oogopslag hoe jij je volgende vergadering kunt verbeteren.

New call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen