Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Gewoonten zijn heel nuttig. Tweemaal per dag je tandenpoetsen, elke dag starten met een goed ontbijt; het vraagt eigenlijk nauwelijks bewuste inspanning. Maar naast goede gewoonten, heb je helaas ook slechte gewoonten. En die zijn vaak moeilijk af te leren. Dit geldt zeker voor werkroutines zoals inefficiënt vergaderen. Want ga maar eens na: Hoeveel vergaderingen heb jij deze week bijgewoond? Hoeveel daarvan waren nuttig voor jou? Hoeveel tijd namen deze meetings in beslag? En? Is het denk je tijd om te veranderen? Zo ja, doorbreek dan in ieder geval deze drie slechte vergaderroutines:

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  . Wat kan efficiënter?  Iedereen die wel eens vergadert, zal kunnen beamen dat in het vergaderproces er vaak onnodig veel tijd wordt verspilt. Denk alleen maar eens aan de volgende zaken: CC-mail, of Reply All en alle reeksen lezen Notulen maken terwijl afspraken-lijsten volstaan Vergaderstukken zowel geprint als digitaal rondsturen Verzetten van telkens dezelfde vergadering Vind jij dat het vergaderen in jouw organisatie ook efficiënter kan, lees dan dit artikel:

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Vers van de virtuele pers, presenteren wij ons eerste magazine over vergaderen. Waarom? Omdat er geen onderwerp denkbaar is, waarover zoveel meningen bestaan. Vergaderingen roepen nou eenmaal veel emoties op en helaas niet altijd positieve. Zou je een willekeurig iemand vragen hoe hij over vergaderen denkt dan krijg je steevast deze antwoorden te horen: ze duren altijd te lang, er vallen geen besluiten, je wordt er lusteloos van en steeds weer dezelfde mensen die aan het woord zijn. Alle clichés over vergaderen blijken maar al te vaak waar. Dus waarom vergaderen we nog steeds? Of moeten we er maar gewoon mee stoppen?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  In Nederland besteden we veel tijd aan vergaderen; gemiddeld zo’n 6,5 uur per week. Om het vergaderen efficiënter en effectiever te maken, zijn er tegenwoordig veel technologische hulpmiddelen. Gadgets die ons helpen het beste uit de vergadering te halen. In deze blog laat ik er vijf de revue passeren. Let wel, sommige zijn met een vette knipoog 😉

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergader je ook regelmatig in niet inspirerende ruimtes; met van die grijze tafels en dito stoelen? Het blijkt dat kleurgebruik in vergaderruimte een positieve invloed heeft op de uitkomst van de vergadering. Hoewel er geen wetenschappelijke bewijzen zijn voor het effect van kleuren, worden er op grote schaal wel eigenschappen en uitwerkingen aan toegekend. Kleuren (net als geuren overigens) prikkelen namelijk onze zintuigen. Bij elk type meeting hoort een andere kleur of kleurencombinatie. Je beïnvloedt de kleuren in een ruimte door de inrichting van de ruimte aan te passen, zoals het gebruik van gekleurd licht en gekleurde vergadermaterialen. Eigenlijk zoals je thuis ook de sfeer in huis kunt bepalen met Philips Hue lampen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Veel vergaderingen worden gewoonweg gepland om het vergaderen. Een duidelijk doel ontbreekt en na afloop weet eigenlijk niemand meer welke acties er moeten worden ondernomen. Dat is dan ook vaak de reden dat we vergaderen zonde van onze tijd vinden. Zo gaan er jaarlijks kostbare uren verloren door ineffectieve vergaderingen.  Omdat het compleet schrappen van vergaderingen een utopie is, willen we je ideeën aan de hand doen om effectiever te vergaderen. Vergaderingen met een doel, structuur en die binnen de tijd blijven. Zou dat geen mooi streven voor 2018 zijn?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Notulen worden vaak het stiefkindje van de vergadering genoemd omdat het veel tijd kost om een goed verslag te maken. Maar hoeveel tijd is veel tijd? Voor het uitwerken van een vergadering kun je globaal de volgende richtlijnen aanhouden: Een gewone vergadering (je bent goed voorbereid, men spreekt begrijpelijke taal en de   werkomstandigheden zijn goed): 1 uur vergaderen = 1 uur notuleren. Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, maar begrijpt niet altijd waar men over spreekt en de werkomstandigheden zijn niet ideaal): 1 uur vergaderen = 2 uur notuleren. Een zware vergadering (je bent slecht voorbereid, het taalgebruik is moeilijk, er zijn lastige werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 3 uur notuleren. (bron managementsupport.nl ) Toch kan notuleren slimmer en sneller als je deze vijf tips volgt.  

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Blue Monday wordt ook wel de meest depressieve dag van het jaar genoemd. Het is altijd de derde maandag in januari en dit jaar valt het op de 15e.  Waar komt deze depri-dag eigenlijk vandaan? De meningen hierover verschillen. Volgens psycholoog Jean-Pierre van de Ven is het begrip 'Blue Monday' bedacht door een reclamebureau om meer vliegvakanties naar de zon te verkopen. Andere kenners vergelijken het met ‘vrijdag de 13e. Het is een kwestie of je erin gelooft of niet. Hoe dan ook, ik kan mij het gevoel van Blue Monday wel een beetje voorstellen. Januari is immers een koude, natte maand met weinig zonuren. Best logisch toch, dat je wat moppert?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Wat zijn de nieuwe vergadertrends voor 2018? Ook in het nieuwe jaar zullen we weer zo’n 300 uur per persoon vergaderen. Om het leuk te houden, zijn wij op zoek gegaan naar dé vijf trends voor 2018. Beleving, gezondheid en een alles-in- een formule zijn een paar van die trends. Je leest er alles over in deze blog!  Nu al nieuwsgierig naar de vijf trends voor het komende jaar? Je kunt hier al de vergadertrends voor 2018 downloaden.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen