Hacks are hot: van lifehack naar vergaderhack

Wie niet meteen weet waar ik het over heb, denkt bij het woord ‘lifehack’ vast aan computerhacks. Cybercriminelen die inbreken in je computer en je bestanden gijzelen of je identiteit stelen. Een hack heeft in deze context dus een negatieve associatie. Maar wat het woord ‘hacking’ in lifehacking eigenlijk betekent, is dat je een slimme truc toepast waarmee je jouw leven kunt versimpelen. In tegenstelling tot computerhacks zijn lifehacks zijn dus positieve hacks. En het mooie is, je kunt ze overal op toepassen. Dus ook op het vergaderproces.

Vergadertypes: welke kleur ben jij?

Ken jij het boek Mannen komen van Mars, vrouwen van Venus van John Grey? Daarin beschrijft hij hoezeer mannen en vrouwen van elkaar verschillen. Dat beide anders denken, voelen, communiceren en liefhebben. John Gray trekt deze metafoor door en stelt dat mannen van Mars komen en vrouwen van Venus. Hij blaast de verschillen tussen beide seksen op om ze zichtbaar te maken, maar vooral overkomelijk. Zolang je maar begríjpt dat je soms niets van elkaar begrijpt, zijn veel problemen meteen opgelost. Dit euvel kom je ook tegen in de vergaderzaal. Ook daar zitten we niet altijd op dezelfde golflengte.

De vergaderninja: ontdek de 9 eigenschappen

Laatst las ik een interessant artikel in het Management Support Magazine (vakblad voor managementondersteuners) met de grappige kop: zo word je een vergaderninja. Het artikel beschreef hoe je met de eigenschappen van een ninja kort, krachtig en doelgericht kan vergaderen.

Zeg nou zelf, wie wil dat nu niet: kort, krachtig en doeltreffend vergaderen. De bedenker van de vergaderninja, Marcel van den Berg van productiviteits-en consultancyorganisatie Think Productive, geeft antwoord hoe je dat wordt. Hij legt uit dat er in totaal negen eigenschappen zijn die je tot een vergaderninja maken. Deze komen voort uit de bestseller Zo word je een productiviteits ninja van Graham Alcott.

Dierendag: is het een beestenboel in jouw vergaderzaal?

Wist jij dat het besluit om op 4 oktober Dierendag te vieren, is voortgekomen uit een vergadering van verenigingen voor de bescherming van dieren in 1929? Leuk feitje op deze speciale dag dacht ik. Er zijn nog meer overeenkomsten tussen vergaderingen en het dierenrijk. Want de meeste meetings mogen redelijk gedisciplineerd van start gaan. Maar… als de discussie eenmaal op gang komt, kan het een behoorlijke beestenboel worden. En hoewel de mensheid is geëvolueerd, als het erop aankomt, komt de ware aard van collega’s tevoorschijn.  En dat kan behoorlijk lastig zijn voor de voorzitter en medevergaderaars. In dit blogartikel licht ik kort twee lastige vergadertypes en hoe je hier mee om kunt gaan.

Over vergaderen en de wetten van Klets

De eerste werkweken na de zomervakantie zijn weer achter de rug. Inclusief files en vergaderingen. Beide worden vaak beschouwd als tijdverspilling. En dat is niet zo gek, want gemiddeld staan we 39 uur per jaar in de file, en spenderen we 300 uur per jaar (per medewerker!) in vergaderingen. Geen wonder dat we vaak verzuchten dat vergaderingen te lang duren. Hoe dat komt? Door de 5 wetten van Klets. Oorspronkelijk zijn deze wetten toegeschreven aan de bestuurskundige Pieter Tops, maar het was Ton Jacobs, oud-wethouder van Delft, die de eerste 2 wetten formuleerde. Later is het ‘wetboek’ uitgebreid met nog drie wetten door Luc Greven.

Anders vergaderen? Ga toch fietsen!

Iedereen lijkt in de ban van de nieuwe bewegingsnorm. Zo ook Edwin Evers en zijn sidekicks van Radio 538. Onlangs zaten zij tijdens de radio-uitzending op vergaderfietsen. “Ook dj’s hebben een zittend beroep en met de vergaderfiets kom je toch aan de nodige beweging,” aldus Evers. Maar hoeveel beweging wordt er nu voorgeschreven en wat kunnen we doen om juist tijdens het werk meer in beweging te komen? En kan dat ook tijdens vergaderingen waar we vaak uren achtereen zitten? Daar gaan we straks in dit blogartikel verder op in, maar eerst even terug naar de nieuwe bewegingsnorm.

In 5 stappen naar lean meetings

Lean vergaderen hoeft helemaal niet complex te zijn en heeft duidelijk voordelen boven traditioneel vergaderen. Wij hebben een stappenplan gemaakt om je te helpen sneller, slimmer en succesvoller te vergaderen. Het zijn kleine aanpassingen, die een groot verschil vermaken. De ideale shortcut!

Wat heeft lean met vergaderen te maken?

De cijfers liegen er niet om: gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan vergaderen. Een kwart! Dat is meer dan een dag per fulltime werkweek. Dat moet sneller, slimmer en succesvoller kunnen. En dat kan, namelijk door ‘lean’ te vergaderen.

Vergaderen met Bob en Babs

Er zijn twee personen die veel verstand hebben van vergaderen en dat zijn Bob en Babs. Weliswaar zijn dit geen echte personen die je op straat zou kunnen tegenkomen, maar zij kunnen je veel vertellen over wat je wel en niet moet doen als het op vergaderen aan komt. Laten we eerst eens kennismaken met Bob.

Hoe lean is jouw huidige vergaderproces?

Kilometers reisafstand, stapels leeswerk en als klap op de vuurpijl een urenlange bijeenkomst. Je besteedt maandelijks tientallen uren aan het in goede banen leiden van talloze vergaderingen. En waar blijft de tijd? Je bent hartstikke druk maar vaak weet je achteraf niet meer waarmee. Goed vergaderen is allesbehalve makkelijk. Reden te meer om het vergaderproces eens onder de loep te nemen.