Effectief vergaderen? Stop met last-minute vergaderingen

Geschreven door Paul Neefjes on: 2020-10-21 07:10:32

Iedereen is er bekend mee; een overleg dat je snel even tussendoor doet. Je spreekt een collega en besluit om maar gelijk dat overleg te houden wat nog op de planning staat. Een ad hoc overleg lijkt op dat moment handig, dan heb je het immers maar gehad. Maar als je er wat meer over nadenkt blijkt zo’n vergadering verre van efficiënt. Wil je volgende keer liever nee zeggen tegen een aanbod van last-minute vergadering? Maar wil je wel goede argumenten hebben? In deze blog 4 redenen om niet op dat aanbod in te gaan. En daar help je die collega ook mee!
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Dit zijn de 7 wetten van het nieuwe vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes on: 2020-10-05 09:48:38

Het Nieuwe Vergaderen In veel bedrijven is Het Nieuwe Werken helemaal ingeburgerd. Jij en je collega’s zijn er misschien ook al helemaal aan gewend om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. Wil je tot tien uur thuiswerken en na de files snel naar kantoor? Geen punt! En moet je tussen de middag wat bankzaken doen, die je echt live moet regelen? Zo fijn als je dat op je thuiswerkdag kunt doen. Dan werk je gewoon wat langer door of begin je eerder. Het is een kwestie van vertrouwen en als je gewend bent aan Het Nieuwe Werken, dan weet je dat er gestuurd wordt op output en resultaat in plaats van op aanwezigheid.
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Wordt papierloos vergaderen het nieuwe normaal?

Geschreven door Paul Neefjes on: 2020-09-24 06:57:07

Wat is eigenlijk het nieuwe normaal? Een crisis is altijd een kans of een bedreiging. Kunnen we deze crisis benutten om te innoveren of zal het nieuwe normaal uiteindelijk weer oude wijn in nieuwe zakken blijken te zijn? We horen het steeds vaker “Life will never be the same” na de corona crisis. Er ontstaat een ‘nieuw normaal’. Maar hoe dan? Naast veel negatieve zaken die de corona crisis veroorzaakt ervaren we ook positieve zaken. Meer rust, minder vliegtuigen, minder files. We ontdekken steeds meer het online bestellen en laten bezorgen. Ook dat meer thuis werken en online vergaderen ook heel veel tijd oplevert. Geen reistijd en online vergaderingen blijken ook korter en efficiënter! Deze digitalisering werkt door in allerlei zaken. Dus waarom zou je nog vergaderen met papieren notulen en actielijsten? Het is nu meer dan ooit de tijd om over te stappen op papierloos vergaderen. Gemakkelijk en een stuk efficiënter!
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

4 fouten bij staand vergaderen. En hoe je die kunt voorkomen

Geschreven door Paul Neefjes on: 2020-08-25 07:20:16

Ik zei het in een eerder blogartikel al. Wie vergaderen niet ziet zitten, moet gaan staan. Daarmee bedoel ik dat staand vergaderen veel voordelen heeft ten opzichte van zittend vergaderen. Niet in de minste plaats omdat staan nu eenmaal gezonder is dan zitten. Toch is het niet altijd halleluja want staand vergaderen heeft een geheel eigen etiquette. Ben je niet hiermee bekend, dan kun je fouten maken. Hier zijn er vier die je maar beter kunt vermijden.
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Effectief vergaderen volgens de ‘twee-pizza’-regel

Geschreven door Paul Neefjes on: 2020-08-18 12:21:57

Ben jij ook hélemaal klaar met vergaderingen die te veel tijd kosten en slecht zijn voorbereid? Dan heeft CEO Jeff Bezos van Amazon.com de perfecte oplossing voor jou. Volg zijn 'twee pizza's'-regel wat simpelweg inhoudt: “If the team can't be fed by two pizzas, then it's too big”- Jeff Bezos
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Marathonkriebels: 5 tips voor gouden meetings

Geschreven door Paul Neefjes on: 2019-08-06 07:02:16

Heb je wel eens een sportwedstrijd gewonnen? Dan weet je dat focus een must is in de sport. Je moet weten wat je doel is én er helemaal voor gaan. Dit weekend ervaren zo’n 15.000 hardlopers dat weer tijdens de Marathon van Rotterdam. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk. Wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Alle reden dus om van snelheid een topprioriteit te maken, ook in meetings! Gelukkig kunnen we ook in meetings wat leren van de aanpak van sporters. Zo verbeter je de rondetijden van je meetings:
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken, MVO (5), Klantervaringen (1), Vergadertrends (18), Vergader technieken (16), Veiligheid (10), Security (8), Papierloos vergaderen (99), Cases (4), Meeting trends (4), Functionaliteiten (7), Events (1), Secretaressedag (1), Papierloos werken (7)

Optimaal vergaderen? Reken af met Bokito en Stille Willy!

Geschreven door Paul Neefjes on: 2016-11-10 18:12:00

Heb jij wel eens in een vergadering gezeten, waarin veel loze woorden werden gebruikt omdat niemand durfde te benoemen waar het nu echt om draaide? Zeer irritant, zeker als je de notulist van zo’n meeting bent. Met een beetje pech raak je net zo verward als de notulist in deze video. Maar collega’s met vaag taalgebruik of te veel vakjargon zijn niet het enige obstakel dat je kunt tegenkomen in de vergaderzaal. Om je te helpen deze week optimaal te vergaderen, hebben we een aantal vergadertypes in kaart gebracht. Zo kun je lastige situaties beter tackelen en ben je minder kostbare tijd en energie kwijt aan vergaderen.
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Voorkom deze vier frustraties bij vergaderingen

Geschreven door Paul Neefjes on: 2016-10-07 12:30:00

Vergaderen… De meeste mensen weten wel wat leukers te bedenken. Sterker nog, veel mensen vinden vergaderingen ronduit geestdodend. Hoe komt dat toch? Ergeren we ons aan collega’s die ondertussen met heel andere dingen bezig zijn? Die zichtbaar afhaken? Of spelen er andere factoren? Gemiddeld zitten we 6,5 uur per week in meetings, laten we het dus vooral een beetje makkelijker en leuker maken! Om je te helpen, vind je in dit blog de vier grootste vergaderergernissen. Want als je er achter komt waarom je met lood in de schoenen naar meetings gaat, weet je ook op welk front er iets veranderd moet worden.
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Weten in wat voor soort vergadering je zit, voorkomt vergadershit

Geschreven door Charles Delaney on: 2016-09-01 12:00:00

Denk jij weleens tijdens een vergadering: “Oh, als ik had geweten dat er nu een knoop doorgehakt moet worden over onderwerp X, dan had ik me anders voorbereid!” Als veel van je collega’s dezelfde gedachte hebben, zit je al snel in een inefficiënte meeting. Jammer, want de vergadering duurt daardoor langer dan nodig is, of de bewuste knoop wordt helemaal niet doorgehakt. Met als gevolg dat er nog een keer vergaderd moet worden over hetzelfde topic. Zonde van de tijd! Je kunt dit soort situaties gelukkig makkelijk voorkomen. Hoe? Door in het voortraject duidelijk te communiceren wat de doelstelling van de meeting is. Staat de doelstelling niet op de agenda? Vraag er dan naar!
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Doorbreek vergader gewoontes en houd meer tijd over: 3 tips

Geschreven door Paul Neefjes on: 2016-08-25 11:30:00

Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is.
Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken