Heb jij wel eens in een vergadering gezeten, waarin veel loze woorden werden gebruikt omdat niemand durfde te benoemen waar het nu echt om draaide? Zeer irritant, zeker als je de notulist van zo’n meeting bent. Met een beetje pech raak je net zo verward als de notulist in deze video. Maar collega’s met vaag taalgebruik of te veel vakjargon zijn niet het enige obstakel dat je kunt tegenkomen in de vergaderzaal. Om je te helpen deze week optimaal te vergaderen, hebben we een aantal vergadertypes in kaart gebracht. Zo kun je lastige situaties beter tackelen en ben je minder kostbare tijd en energie kwijt aan vergaderen.

Onderwerpen: Vergader technieken

Vergaderen… De meeste mensen weten wel wat leukers te bedenken. Sterker nog, veel mensen vinden vergaderingen ronduit geestdodend. Hoe komt dat toch? Ergeren we ons aan collega’s die ondertussen met heel andere dingen bezig zijn? Die zichtbaar afhaken? Of spelen er andere factoren? Gemiddeld zitten we 6,5 uur per week in meetings, laten we het dus vooral een beetje makkelijker en leuker maken! Om je te helpen, vind je in dit blog de vier grootste vergaderergernissen. Want als je er achter komt waarom je met lood in de schoenen naar meetings gaat, weet je ook op welk front er iets veranderd moet worden.

Onderwerpen: Vergader technieken

Denk jij weleens tijdens een vergadering: “Oh, als ik had geweten dat er nu een knoop doorgehakt moet worden over onderwerp X, dan had ik me anders voorbereid!” Als veel van je collega’s dezelfde gedachte hebben, zit je al snel in een inefficiënte meeting. Jammer, want de vergadering duurt daardoor langer dan nodig is, of de bewuste knoop wordt helemaal niet doorgehakt. Met als gevolg dat er nog een keer vergaderd moet worden over hetzelfde topic. Zonde van de tijd! Je kunt dit soort situaties gelukkig makkelijk voorkomen. Hoe? Door in het voortraject duidelijk te communiceren wat de doelstelling van de meeting is. Staat de doelstelling niet op de agenda? Vraag er dan naar!

Onderwerpen: Vergader technieken

Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is.

Onderwerpen: Vergader technieken

Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat.

Onderwerpen: Vergader technieken

Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak je van snelle meetings een topprioriteit:

Onderwerpen: Vergader technieken

Voor veel professionals die vaak vergaderen, stopt de werkdag niet om 17.00 uur. Of je nu in een scholengemeenschap, ziekenhuis, overheidsinstelling of commercieel bedrijf werkt: het lukt niet altijd om alle collega’s overdag bij elkaar te krijgen. En vaak moeten er van 9 tot 5 uur simpelweg andere dingen gedaan worden. ’s Avonds vergaderen? Het gebeurt overal! Maar na een lange werkdag ligt de vergader-verkalking snel op de loer. Niet in je aderen, maar wel in je organisatie. Helemaal als je te maken hebt met structureel terugkerende meetings die veel tijd kosten.

Onderwerpen: Vergader technieken

Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel.

Onderwerpen: Vergadertrends, Vergader technieken

Vraag jij je ook wel eens af, hoe je minder tijd kunt besteden aan vergaderen? Je bent niet de enige! Veel organisaties willen slimmer werken en vergaderen. Sommige organisaties hebben zelfs besloten, om maar gewoon te stoppen met vergaderen. In plaats daarvan stemmen ze vaker één op één af. Zalando is hier zo’n voorbeeld van. Maar helemaal niet meer vergaderen: dat is niet voor elke organisatie weggelegd. Toch kan het best een tikje minder. Geef met de volgende tips jullie vastgeroeste vergadercultuur, een flinke boost.

Onderwerpen: Vergader technieken

Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller!

Onderwerpen: Vergader technieken