Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat.

Onderwerpen: Vergader technieken

Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak je van snelle meetings een topprioriteit:

Onderwerpen: Vergader technieken

Voor veel professionals die vaak vergaderen, stopt de werkdag niet om 17.00 uur. Of je nu in een scholengemeenschap, ziekenhuis, overheidsinstelling of commercieel bedrijf werkt: het lukt niet altijd om alle collega’s overdag bij elkaar te krijgen. En vaak moeten er van 9 tot 5 uur simpelweg andere dingen gedaan worden. ’s Avonds vergaderen? Het gebeurt overal! Maar na een lange werkdag ligt de vergader-verkalking snel op de loer. Niet in je aderen, maar wel in je organisatie. Helemaal als je te maken hebt met structureel terugkerende meetings die veel tijd kosten.

Onderwerpen: Vergader technieken

Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel.

Onderwerpen: Vergadertrends, Vergader technieken

Vraag jij je ook wel eens af, hoe je minder tijd kunt besteden aan vergaderen? Je bent niet de enige! Veel organisaties willen slimmer werken en vergaderen. Sommige organisaties hebben zelfs besloten, om maar gewoon te stoppen met vergaderen. In plaats daarvan stemmen ze vaker één op één af. Zalando is hier zo’n voorbeeld van. Maar helemaal niet meer vergaderen: dat is niet voor elke organisatie weggelegd. Toch kan het best een tikje minder. Geef met de volgende tips jullie vastgeroeste vergadercultuur, een flinke boost.

Onderwerpen: Vergader technieken

Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller!

Onderwerpen: Vergader technieken

Heb je er wel eens bij stil gestaan, welk effect de timing van een meeting kan hebben op het resultaat? Want waarom zou je bijvoorbeeld een meeting van 11.00 tot 14.00 uur plannen? Waarschijnlijk om tijdens de lunch door te kunnen werken, en geen kostbare tijd verloren te laten gaan. Maar is dat wel zo effectief?

Onderwerpen: Vergader technieken

Herken je dit? Je moet naar een zakelijke afspraak in een nieuw pand, maar je navigatie kent de locatie niet. Natuurlijk heb je dit soort pech altijd, als je het écht niet kunt gebruiken! Ik had gister zo’n situatie. Gelukkig bracht Googlemaps mij door de verkeerschaos snel op de plaats van bestemming. Probleem opgelost! Ook handig in het verkeer: Flitsmeister. Voor als je nooit meer een snelheidsovertreding wilt maken. Maar handige apps helpen mij niet alleen op de snelweg, ook in de kantoorjungle maak ik er veel gebruik van. De apps hieronder zijn mijn favoriete hulpjes:

Onderwerpen: Vergader technieken

Vrienden van mij hebben hun zomervakantie al maanden geleden geboekt: een bootreis over de Amazone. Dat is al jaren hun grote droom. Maar door alle commotie over het Zika-virus, gaan ze hun reis toch omboeken. Ze hebben niet de indruk dat alle feiten over het virus bekend zijn. En dat geeft hen het onveilige gevoel dat ze met valkuilen en risico’s te maken krijgen, die nu nog niet te overzien zijn. Ik zou hetzelfde doen; tenslotte is voorkomen beter dan genezen. En zo is het ook met vergaderingen. Als je je bewust bent van de volgende valkuilen, kun je veel vergaderpijn voorkomen:

Onderwerpen: Vergader technieken

Iedereen heeft het wel eens meegemaakt. Van die vergaderingen waar geen einde aan lijkt te komen. Er wordt eindeloos gepraat en geen besluit genomen: da’s toch zonde van de tijd! En dan hebben we het nog niet eens over de keiharde euro’s die ermee gemoeid gaan. Daarom geef ik je in deze blog een zevental tips om de effectiviteit van de meetings in jouw organisatie te verbeteren.

Onderwerpen: Vergader technieken