14 februari, de dag van de liefde. Kijk jij al vol verwachting uit naar wat jouw (geheime) liefde voor jou in petto heeft? Of gruwel je van de commerciële wolk die boven deze dag hangt en laat je alle romantiek daarom heel bewust links liggen? Valentijnsdag: you love it or you hate it. Voor vergaderingen gaat deze laatste stelling over het algemeen niet op. Ik ken in elk geval niemand die echt van vergaderingen houdt. Jij wel? Soms is het ook gewoon wel lekker een beetje te kunnen mopperen. We love to hate! Toch? Maar… hoe kunnen we nou zorgen dat we ook weer een beetje van vergaderingen gaan houden?
Oeverloze meetings waaraan geen eind lijkt te komen. Een verplicht nummer op de agenda waar je wekelijks braaf voor opdraaft, maar ondertussen zit je het grootste deel van de tijd verveeld uit het raam te kijken. Wéér hetzelfde punt op de agenda. Wéér chaos omdat mensen hun juiste stukken niet kunnen vinden. Wéér diezelfde collega die maar door blijft drammen. Wéér geen concrete actiepunten.
Vergaderingen: Love or Hate?
Helaas. Vergaderingen zijn vaak vervelend, maar je kunt ze niet skippen. Hoewel het soms verloren tijd lijkt, krijg je er wel degelijk wezenlijke informatie toegespeeld. Organisaties kunnen simpelweg niet zonder het beslissingstraject van meetings. Leg je er dus maar bij neer: vergaderingen zijn een must. Maar het goede nieuws: je kunt ze wel verbeteren. Heb jij wel eens overwogen de volgende veranderingen door te voeren? Dan heb jij straks een heel ander gevoel bij vergaderen!
Verandering 1: Niet omdat het moet, maar omdat het kan
Wij Nederlanders vergaderen wat af. Gemiddeld zitten we zes uur per week in de vergaderzaal. Da’s best veel. Zit jij standaard wekelijks in dezelfde meetings? Ook als je eigenlijk niets hebt in te brengen? En de agendapunten niet op jouw werkzaamheden van toepassing zijn? Stel dan eens voor om per meeting kritisch te kijken wie er wordt uitgenodigd. Dat scheelt sowieso veel tijd voor degenen die niet hoeven aan te schuiven, maar ook voor de deelnemers aan de meeting. Want: hoe minder mensen, hoe efficiënter het vergaderproces verloopt.
Verandering 2: Cut!
Collega’s die eindeloos doordrammen over één agendapunt? Steeds weer hetzelfde herhalen? Nog meer details oprakelen die er eigenlijk niet toe doen? CUT! Stel van tevoren vast hoeveel tijd er aan ieder agendapunt wordt besteed. En spreek duidelijk af dat de voorzitter zich hier strak aan houdt. Moet jij eens kijken hoe snel het allemaal gaat, als mensen eenmaal doorhebben dat deze tijdslimiet strikt in acht wordt genomen!
Verandering 3: Pump up the speed
Dé manier om efficiënter en dus sneller te vergaderen? Digitale meetings. Per agendapunt zijn alle notities, actiepuntenlijsten, argumenten, kanttekeningen en bijlagen digitaal inzichtelijk. Lekker overzichtelijk. Geen geneuzel meer van mensen die zeggen dat ze de juiste stukken niet hebben ontvangen. Of niet kunnen vinden. Pure tijdswinst! De afgesproken actiepunten en besluiten worden al tijdens de meeting aan de agenda toegevoegd, zodat iedereen na afloop direct aan de slag kan. Next!
Ben jij benieuwd welke voordelen digitaal vergaderen nog meer oplevert? Download dan ons e-book.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
