Bijna eenderde van de Nederlandse bedrijven met meer dan 50 medewerkers stelt tablets beschikbaar voor zakelijk gebruik. Dat is begrijpelijk én handig. Met een iPad kun je altijd en overal werken, zolang er maar 3G of Wi-Fi is. Wist je dat je ook kunt vergaderen met een iPad? Het kan je veel werk besparen en het helpt je optimaal gebruik van je iPad te maken.
iPad-loze voorbereiding
Vergader je nu vooral nog vanaf papier? Dan worden de vergaderstukken in de voorbereidingsfase geprint of per mail verspreid onder de deelnemers van de vergadering. Dat betekent óf veel dataverkeer, óf veel prints. Werken jullie met meerdere vestigingen of met veel externen? Dan moeten de papieren vergaderstukken ook nog verstuurd of bezorgd worden. Als je digitaal vergadert, ben je van al dit werk af. Met een up-to-date vergaderapp op je tablet zet je de agenda en alle vergaderdocumenten in een gedeelde map. Zo heb je altijd alle vergaderstukken bij de hand, anytime, anyplace. Met diezelfde vergaderapp plaatsen je collega’s en jij ook aantekeningen in documenten, waardoor je altijd inzicht hebt in alle benodigde vergaderinformatie.
Tijdens de meeting
Als je nu nog met papieren vergaderstukken werkt, weet je als geen ander, dat dit niet 100% praktisch werkt. Het gezoek in de stukken levert ruis op, niet iedereen heeft laatste versies van documenten, aantekeningen raken zoek… Dat kan efficiënter! Door te werken met een digitale vergadertool, heb je op een iPad altijd inzicht in de laatste versies van stukken. Dat werkt net zo intuïtief als met papier, maar dan zonder ruis. Om nieuwe ruis te voorkomen, moet iedereen natuurlijk wel de iPad op stil zetten. Verder maak je makkelijk even een aantekening in een stuk en kunt tijdens de meeting alvast de vergaderstukken van volgende agendapunten erbij pakken. Wil je even wat opzoeken? Met de zoekfunctie in de vergaderapp scrol je makkelijk naar de juiste documenten.
Na de meeting
Na de ‘traditionele’ meeting is het vergaderwerk nog niet voorbij. Je moet de notulen uitwerken en versturen. Per mail of per post. En is al dat werk gedaan? Dan archiveer je de geprinte stukken. Dat kan sneller en beter! Vergader je met de iPad? Dan maak je via de vergaderapp de notulen al tijdens de meeting, waarbij je de acties direct aan deelnemers toewijst. Zo kan iedereen na de meeting meteen aan de slag met de besluiten of de actiepunten.
Step by step
Lijkt het een grote stap om in jullie organisatie met een iPad te vergaderen? Je hoeft niet in een keer over te stappen: introduceer het in fasen. Er zijn wel meer organisaties die eerst starten met een proefperiode. In die periode kunnen je collega’s en jij zowel met de iPad als op papier werken. Je zult zien dat je collega’s na deze gewenningsperiode helemaal overstappen op digitaal vergaderen en geen vergaderstukken meer printen. Dat is niet alleen efficiënter, maar ook goedkoper. En beter voor het milieu.
Heb jij antwoord gekregen op de vraag of een iPad gewoon nice is of een echte must-have? Twijfel je toch nog en wil je meer weten over de andere voordelen van papierloos vergaderen? Download dan ons e-book.
