Vergaderen volgens de B.L.U.F.- methode

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-05-13 07:23:00

5 tips voor effectief vergaderen - klein formaat

Vergaderen volgens de B.L.U.F.- methode

Niets is zo kostbaar als tijd. Vandaar dat de meest succesvolle zakenmensen de B.L.U.F.- methode aanhouden als het op meetings aankomt. Bij de B.L.U.F. methode focus je op WAT er gedaan moet worden, WIE het moet doen en WANNEER.

Waar staat BLUF voor?

B.L.U.F. is een afkorting die staat voor Bottom Line Up First. Zo kun je deze methode succesvol kunt toepassen op je vergadering.

  1. Bepaal eerst om welk type vergadering het gaat
  •  Informatieve vergadering: Bij een informatie vergadering staat het uitwisselen van informatie centraal. Deze vorm van vergaderen komt vaak voor wanneer verschillende afdelingen bijeen komen. Het doel is om de neuzen in dezelfde richting te krijgen.
  • Besluitvormende vergadering: Hier gaat het meer om uitzoeken welke acties iedereen moet ondernemen. Het is het meest effectief als het in kleine groepen wordt gedaan (als je meer dan drie tot vijf mensen hebt, is het moeilijk om beslissingen te nemen).
  • Brainstorm vergadering: Bij een brainstorm zijn wilde ideeën juist welkom. Het doel is om snel, veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te opperen zonder waardeoordeel.
  • Probleemoplossende vergadering: In de probleemoplossende vergadering probeer je oplossingen te vinden voor bepaalde vraagstukken.
  1. Hanteer de 45-minuten regel

Een half uur is te kort als je de eerste vijf tot zeven minuten alleen maar over koetjes en kalfjes praat. En een uur vergaderen kan voortslepen, omdat mensen de tijd nemen die jij ze geeft. Vijfenveertig minuten is dus de happy medium. Zoek in die tijd naar oplossingen die voor 80% goed zijn en 100% uitvoerbaar in plaats van andersom.

  1. Verspreid vergaderdocumenten ruim van tevoren

Onder vergaderdocumenten verstaan we de agenda en alle bijbehorende stukken. Deel deze niet uit bij aanvang van de meeting maar verspreid ze ruim van tevoren (2 dagen) zodat iedereen zich kan inlezen.

  1. Open met een doel en sluit met een actie

Volg de B.L.U.F.- methode; Bottom Line Up First. Bepaal waar je doel is en hoe je er kunt komen. Sluit daarom altijd de vergadering af met een actieplan. Voordat de deelnemers de vergaderzaal of de telefonische vergadering verlaten, moet duidelijk zijn  wat er van hen wordt verwacht - en wanneer.

  1. Is het überhaupt een meeting waard?

Vergaderingen worden vaak standaard in de agenda gezet, maar is er ook altijd écht iets te bespreken? Bepaal dit van tevoren goed. Ga niet vergaderen om het vergaderen, want dat is zonde van de tijd en energie.

Het oorspronkelijk artikel kun je hier nalezen.

New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen, Vergadertrends, Security, Functionaliteiten, Papierloos werken, Veiligheid