Eindeloos vergaderen, Elon Musk, CEO van Tesla en Space-X, is er helemaal klaar mee. Van hem mag personeel gewoon weglopen uit een vergadering als deze zinloos en onproductief is. Want, zo schrijft hij in gelekte interne memo naar zijn personeel, het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is juist onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen. En moet er dan toch een meeting plaatsvinden, hou deze dan zo kort mogelijk.
Twijfelen aan nut van vergaderen Wellicht vind je dit erg kort door de bocht, maar Musk heeft toch een punt. Het is niet de vergadering an sich waar we kriegelig van worden, het is meer wat we daar doen en hoeveel tijd we er in doorbrengen. Hij is overigens niet de enige die daar zo over denkt. Hij krijgt bijval van Roderick van Grieken van Het Nederlands Debatinstituut.
“Het is een teken dat een vergadering niet goed is voorbereid,” zegt hij in een interview in het Algemeen Dagblad. Wat heel vaak gebeurt is dat er deeldiscussies plaatsvinden over onderwerpen die niet voor iedereen relevant zijn. Dat kun je deels oplossen door een goede agenda op te stellen, deels door een vergadering goed voor te zitten.” Voorzitterschap zou in principe iedereen moet kunnen, denkt Van Grieken. Daarvoor moet je wel goed snappen wat je rol is. “Je moet de structuur van de vergadering bewaken – dat zit hem in de voorbereiding -, je moet de inhoud en de sfeer bewaken en op het goede moment een grapje toelaten – en tot slot moet je samenvatten en concluderen.”
Tesla vergadertips
En wat vind Elon Musk zelf? Hij geeft deze drie vergadertips mee:
Vergader alleen als dit duidelijke meerwaarde heeft. Wees bewust van het sluipgevaar van vergaderculturen. Hou het kort en krachtig!
Voor het beleggen van een vergadering moet er enige urgentie zijn. Vergaderingen die standaard worden ingeroosterd zijn feitelijk werkoverleggen.
Heeft de vergadering voor jou geen meerwaarde dan mag je de vergadering weigeren of vroegtijdig verlaten Het is onbeleefd om iemands aanwezigheid af te dwingen als dat geen toegevoegde waarde heeft.
Vergaderen volgens iBabs
Wat beide heren zeggen, is dat vergaderingen op zich niet op de schop hoeven, lange en zinloze vergaderingen wel. Met iBabs zorg je dat efficiënte vergaderingen weer de regel worden. Vergaderen is immers meer dan alleen een bespreking op zich. Vaak ben je meer tijd kwijt aan het maken van afspraken en het ordenen, mailen, printen en lezen van documenten. Een vergaderapp maakt dit alles een stuk efficiënter. Door jarenlange ervaring met bestuurlijke besluitvorming, de bijbehorende besprekingen en ondersteuning van secretariaten weten we immers precies wat je nodig hebt. De oplossing is een simpele app die je vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker én milieubewuster maakt. Het enige wat je nodig heeft, is een tablet of laptop en internet. Ben benieuwd of Elon Musk al van ons heeft gehoord.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
