Verspillingen in de vergaderzaal

Geschreven door Paul Neefjes op 17 april, 2018

 Verspillingen-in-de-vergaderzaal

Verspillingen in de vergaderzaal. Wat kan efficiënter? 

Iedereen die wel eens vergadert, zal kunnen beamen dat in het vergaderproces er vaak onnodig veel tijd wordt verspilt. Denk alleen maar eens aan de volgende zaken:

  • CC-mail, of Reply All en alle reeksen lezen
  • Notulen maken terwijl afspraken-lijsten volstaan
  • Vergaderstukken zowel geprint als digitaal rondsturen
  • Verzetten van telkens dezelfde vergadering

Vind jij dat het vergaderen in jouw organisatie ook efficiënter kan, lees dan dit artikel:

Vergaderen volgens de 5 V methode

Volgens teamcoach en DISC-expert Patrick Schriel kunnen we effectief en resultaatgericht vergaderen als we de V5-methode hanteren. Dit is een unieke vergadermethode die in iedere organisatie en team, groot of klein, geïmplementeerd kan worden. Schriel zegt dat vergaderen geen losstaande bezigheid is maar een proces dat van invloed is op de gehele organisatie.

De 5 V’s staan voor:

  1. Voorwaarden scheppen
  2. Voorbereidingen treffen
  3. Vergaderen
  4. Vastleggen van besluiten
  5. Voortgang bewaken

De V van Voorwaarden scheppen

Het scheppen van de voorwaarden houdt in dat er richtlijnen zijn waaraan gehouden moet worden. Zoals: wanneer vergaderen we wel en wanneer niet? Wie organiseert de vergadering en hoe zijn de vergaderrollen verdeeld (voorzitter/notulist etc.).  Het spreekt verder voor zich dat ook iedereen op de hoogte is van deze richtlijnen.

De V van Voorbereidingen treffen

Een goede voorbereiding is hét geheim van een geslaagde vergadering. En dat begint bij een goede agenda met daarin het doel van de vergadering, de bespreekpunten, de duur van elk punt en wie verantwoordelijk is voor het betreffende punt.  Een goede voorbereiding houdt ook in dat er een geschikte vergaderruimte is geregeld, dat deelnemers tijdig op de hoogte zijn gesteld van de vergadering en alle relevante documenten hebben ontvangen zodat zij zich goed kunnen voorbereiden en inlezen.

De V van Vergaderen

De vergadering wordt geleid door de voorzitter die verantwoordelijk is voor een soepel verloop van de vergadering en waakt over de agenda en de tijd. Naast zijn taak als verkeersregelaar binnen het vergaderproces, zal de voorzitter ook goed moeten kunnen luisteren naar wat er wordt besproken (en wellicht wat niet wordt  uitgesproken).

De V van Vastleggen van besluiten

De venijn van een slechte vergadering zit ‘m vaak in de staart. Een vergadering kan nog zo succesvol zijn, zonder een goede vastlegging van de besluiten heeft vergaderen weinig zin. Het is dan ook een van de meest voorkomende bezwaren. We vergaderen wel, maar wat heeft het voor nut als er geen acties uit voort vloeien. Met het schriftelijk vastleggen van de vergadering ben je er dus nog niet. Zorg ervoor dat je notulen SMART zijn. Dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

De V van Voorgang bewaken

Zijn alle stappen goed doorlopen dan kan het nog steeds fout gaan bij de laatste V. Als niemand zich verantwoordelijk voelt op om tijd de afspraken na te komen, dan loopt het proces onnodig vertraging op. Er zal dus iemand moeten zijn die  verantwoordelijk is voor dit gedeelte van het vergaderproces en dit ook bewaakt.

Meer vergadertips in ons vergadermagazine

Eigenlijk zou ik er nog een zesde V aan toe willen voegen: namelijk Vergadertool.

Met iBabs kun je namelijk alle vijf V’s borgen. Dat scheelt veel tijd in het voorbereidingsproces, een soepel verloop van de vergadering zelf en een vlotte opvolging van actiepunten.

 Wil je meer weten hoe papierloos vergaderen met iBabs jouw vergaderproces kan veranderen. Blader dan eens door ons iBabs vergadermagazine vol met allerlei tips,

casestudies, FAQ’s, artikelen en de laatste nieuwtjes op het gebied van vergadersoftware.

Bekijk nu, het iBabs vergadermagazine!

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS