<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Voorkom digital hoarding met een vergaderapp

Geschreven door Paul Neefjes op 17 september, 2019

Wat we kunnen leren van de vergadertechnieken van Apple en Yahoo!

 Voorkom digital hoarding met een vergaderapp

Ken jij het RTL-4 programma Mijn leven in Puin? Het is een reality-TV programma waarin hulp wordt geboden aan mensen met een verzamelstoornis, ook wel ‘hoarders’ genoemd. Na een noodkreet van een vriend of familielid, komt een team van opruimdeskundigen in actie om hulp te bieden. Na een paar weken komen ze opnieuw langs om te checken in hoeverre het huis en leven van de hoarder op orde is.

Wat is precies het probleem van hoarding?

Hoarding is een stoornis die zorgt voor stress in relaties en het dagelijks functioneren ernstig beperkt. En het komt vaker voor dan je denkt. Uit een onderzoek onder bijna 8.000 mensen uit het Nederlands Tweeling Register blijkt dat grofweg één op de 14 mensen bestempeld kan worden als een problematische hamsteraar. 

Digitale verzamelwoede

Naast het ziekelijk verzamelen van fysieke spullen, bestaat er ook zoiets als ‘digital hoarding’. Hierbij verwaarlozen mensen hun digitale omgeving door compleet random informatie op te slaan uit angst deze informatie ooit nog eens nodig te hebben. Deze digitale ‘rommel’ zorgt net als zijn fysieke tegenhanger voor lange zoektijden, stress en inefficiënt werk. Om digital hoarding te voorkomen, is het belangrijk om op de juiste manier informatie te digitaliseren.

Ben jij een digital hoarder? Herken de signalen 

Je inbox staat vol met ongelezen e-mails

Als jij je mail inbox opent en de teller staat op 2000 dan ben je digitaal aan het hamsteren. Het is niet zo dat je in de afgelopen twee dagen opeens 2000 mails hebt ontvangen. En als je de limiet van Gmail hebt overschreden, dan heb je echt een serieus probleem.

Je bureaublad is een allegaartje

Als je bureaublad vol staat met snelkoppelingen, afbeeldingen, willekeurige documenten en andere bestanden, is dit ook een duidelijke aanwijzing dat organiseren niet je sterkste punt is.

Je bookmarkt meer dan je ooit kunt lezen

De bookmarkfunctie is een geweldige manier om een ​​pagina te markeren die je later opnieuw wilt bezoeken, maar digitale hoarders kunnen een triggerhappy-vinger ontwikkelen. Een van de symptomen van digitaal hamsteren is FOMO (Fear of Missing Out). Hierdoor heb je overmatig veel bookmarks omdat je bent bang dat je iets vergeet of mist.

Digital hoarding en vergaderen

Vergaderen is nu zo’n typisch voorbeeld waar veel hoarding plaatsvindt. Vergaderdocumenten, notulen en agenda’s staan dan opgeslagen in verschillende mappen, onder verschillende namen en op verschillende devices. De digitale zoektocht kan hierdoor net zolang duren als zijn papieren evenknie.

Voorkom hoarding met een vergaderapp

Om digital hoarding te voorkomen, is het belangrijk om op de juiste manier informatie te digitaliseren. Om grip te houden op alle vergaderdocumenten (en daarmee ook het vergaderproces), is het verstandig dat ze op een centrale plek worden gearchiveerd. Met een vergaderapp kun je jouw tablet handig gebruiken als digitaal vergaderdossier waar agenda’s, notulen, actiepunten, besluiten, notities en dossiers verzameld zijn. Wanneer een agenda of stuk wordt aangepast dan wordt het document automatisch vernieuwd. Hierdoor zijn er geen verschillende versies in omloop en is het naarstig zoeken naar documenten verleden tijd.

New Call-to-action

 

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp