Wordt papierloos vergaderen het nieuwe normaal?

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-09-24 06:57:07

Wordt papierloos vergaderen het nieuwe normaal-1

Wat is eigenlijk het nieuwe normaal?

Een crisis is altijd een kans of een bedreiging. Kunnen we deze crisis benutten om te innoveren of zal het nieuwe normaal uiteindelijk weer oude wijn in nieuwe zakken blijken te zijn?

We horen het steeds vaker “Life will never be the same” na de corona crisis. Er ontstaat een ‘nieuw normaal’. Maar hoe dan?

Naast veel negatieve zaken die de corona crisis veroorzaakt ervaren we ook positieve zaken. Meer rust, minder vliegtuigen, minder files. We ontdekken steeds meer het online bestellen en laten bezorgen. Ook dat meer thuis werken en online vergaderen ook heel veel tijd oplevert. Geen reistijd en online vergaderingen blijken ook korter en efficiënter!

Deze digitalisering werkt door in allerlei zaken. Dus waarom zou je nog vergaderen met papieren notulen en actielijsten?

Het is nu meer dan ooit de tijd om over te stappen op papierloos vergaderen. Gemakkelijk en een stuk efficiënter!

Papierloos vergaderen; wat komt er allemaal bij kijken?

Er komt steeds meer specifieke vergadersoftware op de markt waarmee je snel aan de slag kunt. Juist doordat deze digitale vergadertools zo gebruiksvriendelijk zijn, neemt het gebruik toe.

Papierloos vergaderen is echter niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom altijd voor een helder en gefaseerd implementatietraject met praktische trainingen en interne ambassadeurs.

Is papierloos vergaderen wel veilig?

Security blijft een heet hangijzer, zeker rondom vergaderingen. Mensen maken fouten, waardoor geprinte vertrouwelijke stukken zoekraken. Bij papierloos vergaderen staan alle vergadergegevens veilig op de server of in de Cloud. Alleen deelnemers met autorisatie hebben toegang tot vertrouwelijke stukken.

Uiteraard gelden er ook bij papierloos vergaderen de nodige securitymaatregelen. Datalekken, beveiligingsincidenten en hacks zijn immers aan de orde van de dag. Met een goed securitybeleid is het risico dat je gevoelige bedrijfsinformatie openbaar wordt, echter vele malen kleiner dan wanneer je ‘op papier’ vergadert.

Tip: check of de vergadertool die je wilt gaan gebruiken ISO/NEN 27001 is gecertificeerd, en alle bestanden met AES-256 encoding worden opgeslagen. Deze 256-bits AES-encryptie wordt gebruikt door banken en defensie en wordt ook wel ‘military grade encryption’ genoemd.

Waar worden de vergaderdocumenten opgeslagen?

Als data in de Cloud staat, is het voor bedrijven belangrijk te weten waar dat precies is; is dat in Europa, de Verenigde Staten, Nederland?

Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven vertrouwelijke informatie het liefst opslaan in eigen land. Geen derden met toegang, geen buitenlandse bedrijven waarvan de betrouwbaarheid niet is gecontroleerd. Dataopslag in Nederland is daarom de beste keuze die je kunt maken.  

Wil je meer weten over wat er allemaal komt kijken bij papierloos vergaderen?

Download ons gratis E-book “In 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

Want naar onze mening is dat een blijvende trend ook in het nieuwe normaal!

Stappenplane-voor-papierloos-vergaderen

 

Onderwerp: Vergader technieken