WVTTK in een meeting: wel of niet afschaffen?

Het is de nachtmerrie van elke voorzitter: collega’s die enorm veel tijd verbrassen tijdens het meest vage agendapunt van een meeting– wat verder ter tafel komt (WVTTK). Want al leid je een vergadering nog zo strak, voor ‘wat verder ter tafel komt’ bestaan geen regels. En voor je het weet raak je verzeild in een discussie die niemand aan heeft zien komen én die niemand heeft kunnen voorbereiden. Daarom in dit blog even terug naar de basis: waar is het agendapunt WVTTK ook alweer voor bedoeld?

Parkeren of afvoeren

Van origine biedt WVTTK de mogelijkheid bespreekpunten in te brengen, die niet op de agenda staan. Handig als de agenda wat langer van tevoren is gemaakt, en er in de meeting op nieuwe actuele zaken moet worden ingegaan. En komen er aan de vergadertafel bespreekpunten naar boven, die niet op de agenda staan? Dan kan de voorzitter ze handig op de parkeerplaats van WVTTK zetten. Helaas wordt dit agendapunt in de praktijk maar wat vaak gebruikt om discussies die tijdens de meetings ontstonden, nieuw leven in te blazen. Collega’s die hun zegje twee keer willen doen, slaan in WVTTK hun slag! En zo wordt WVTTK vaak de recycle-plek van de meeting.

3 tips om WVTTK snel af te handelen

Wil je in jouw organisatie WVTTK niet van de agenda knikkeren, maar het agendapunt wel wat sneller afhandelen? De volgende tips helpen je hierbij:

Tip 1: Tijdslimiet
Laat de voorzitter een tijdslimiet hangen aan het agendapunt. Hij weet het beste hoeveel bespreekpunten er geparkeerd zijn tijdens de meeting bij WVTTK. Vindt de voorzitter dat het agendapunt niet meer dan vijf minuten in beslag mag nemen? Dan zal je zien dat alle geparkeerde bespreekpunten snel afgetikt worden.

Tip 2: wees alert op verkapte agendapunten
In elke meeting heb je collega’s die tijdens WVTTK een onderwerp inbrengen, dat eigenlijk een verkapt agendapunt is. Hier moet de voorzitter ingrijpen; hij of zij kan ervoor zorgen dat het onderwerp doorgeschoven wordt naar de volgende meeting. Is het issue daarvoor te urgent? Dan kan het topic beter separaat na de meeting besproken worden, met collega’s voor wie het onderwerp écht van belang is. Dat spaart de overige aanwezigen veel tijd.

Tip 3: behandel onderwerpen niet opnieuw
Soms willen deelnemers tijdens WVTTK terugkomen op onderwerpen, die tijdens de meeting zijn behandeld. Ze proberen dat via de achterdeur van de meeting te doen, bij WVTTK. Wees alert op dit soort pogingen: trap er niet in!