Next step in papierloos vergaderen? Digitaal ondertekenen in iBabs

Geschreven door Kick Willemse op 2020-02-20 14:59:00

Digitaal ofwel papierloos vergaderen is in veel organisaties gemeengoed geworden. Logisch, want door digitaal te vergaderen, verruil je papier voor een handige vergaderapp op je tablet of laptop. De oplossing maakt vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker en milieubewuster. Zo kun je agendapunten aanmaken en koppelen aan de juiste personen. Bestanden toevoegen, actiepunten toewijzen en extra notities maken.

Zowel de voorbereiding van een vergadering als de vergadering zelf worden op deze manier veel efficiënter ingericht. En de notulen maak je binnen enkele minuten. Vergaderen gaat puur en alleen nog maar meer om de inhoud want het besluitvormingsproces ten goede komt. Prachtig toch, maar what’s next? Digitaal ondertekenen wat mij betreft.

Van ‘natte’ handtekening naar digitale handtekening

Digitaal ondertekenen is waar het nog hapert in een anderzijds gestroomlijnd vergaderproces. Gek genoeg vertrouwen we daar nog steeds op de klassieke krabbel ofwel de natte handtekening.

Tuurlijk, een zwierige handtekening roept al sinds mensenheugenis nostalgische gevoelens op, maar is het nog wel van deze tijd. In het huidige digitale tijdperk met laptops en smartphones schrijven en printen we toch steeds minder, dus waarom vasthouden aan de ouderwetse handtekening?

Is het niet tijd voor digitaal ondertekenen? Jazeker, maar dan wel met betrouwbare software die voldoet aan de wettelijke eisen en criteria.. 
Digitaal ondertekenen in Signhost

 

Vijf voordelen van digitaal ondertekenen

Tegenwoordig is het mogelijk om documenten te ondertekenen met een digitale handtekening, die juridisch net zo waterdicht is als een geschreven, of natte, handtekening. Dat betekent dat je voortaan contracten, declaraties, bestuursbesluiten en andere belangrijke documenten die een rechtsgeldige handtekening nodig hebben, gewoon digitaal kunt ondertekenen. Maar er zijn nog meer voordelen te benoemen:

#1 Digitaal is sneller.
Je hoeft geen documenten te printen om ze te kunnen ondertekenen. Scannen of per post verzenden is ook niet meer nodig.

#2 Digitaal is goedkoper. 
De kosten van een document printen, verzenden, ondertekenen, terugsturen en scannen kunnen makkelijk oplopen tot €3. Digitale handtekeningen drukken deze kosten aanzienlijk met een percentage van wel 75%.

#3 Digitaal is makkelijker.
Het administratieve proces wordt met een significant aantal stappen verminderd.

#4 Digitaal is milieuvriendelijk. 
Je ontlast het milieu door geen documenten uit te hoeven printen.

#5 Digitaal is traceerbaar. 
Er is aanzienlijk meer controle over het gehele proces. Zo kun je elke stap van de transactie makkelijk opzoeken en inzichtelijk maken door wie, waar en wanneer er is getekend.

Hoe werkt digitaal ondertekenen in iBabs?

iBabs heeft een koppeling met Signhost, waardoor je binnen het platform besluiten kunt bekrachtigen met een rechtsgeldige digitale handtekening. De digitale ondertekenoplossing is volledig geïntegreerd in het platform en ondertekening kan zonder een uitstap te hoeven maken. Je kunt er zelf voor kiezen om de module digitaal ondertekenen aan te zetten.

De rechtsgeldigheid wordt gewaarborgd door het verzamelen van de juiste bewijskracht. De informatie die onderdeel is van deze bewijskracht staat vermeld op de bijbehorende transactiebon met het audit trail.

Speciaal voor iBabs gebruikers hebben we een handleiding samengesteld die uitlegt hoe je iBabs-documenten kunt ondertekenen met rechtsgeldige en veilige elektronische handtekeningen. Bovendien biedt dit document ook meer achtergrond over digitaal ondertekenen in het algemeen. Zoals welke wetten en regelgevingen er van toepassing zijn op het gebruik van elektronische handtekeningen.

Wat het verschil is tussen een krabbeltje en een betrouwbare elektronische handtekening. De verschillende types van authenticatie en wat je elektronische handtekening rechtsgeldig maakt.

evidos-ebook

 

Onderwerp: Vergadertrends, Security, Veiligheid