Vergaderen lijkt voor sommigen meer een hobby dan een noodzakelijke bezigheid, zonde eigenlijk. Natuurlijk, vergaderen op zichzelf is niet het probleem mits deze op effectieve wijze worden uitgevoerd. Die vergaderingen zonder een goede agenda of die onnodig te lang duren, die zijn de meeste mensen liever kwijt dan rijk. Het is hoog tijd dat iedere organisatie effectief gaat vergaderen en stopt met het verspillen van kostbare tijd en investeringen van de organisatie. Organiseer jij regelmatig vergaderingen, of rolt de ene na de andere uitnodiging jouw e-mail inbox binnen? En vraag jij je af of jij eigenlijk wel zo effectief bezig bent, vergader-wise? Dan is het verstandig om jezelf 5 belangrijke vragen te stellen.
De theorie vs. de praktijk
De theorie van een effectieve vergadering, die kennen we wel. Maar waarom lukt het dan niet in de praktijk; waarom houden jullie je zelden aan het geplande uur? En hoe komt het dat veel deelnemers moeite hebben om hun aandacht bij de gesprekspunten te houden? Volgens de auteur van het boek ‘Drinking from the Firehose’ over het slim verwerken van informatie-overload, zijn er vijf essentiële vragen die je jezelf moet stellen voorafgaand aan iedere vergadering. Om ervoor te zorgen dat jouw volgende vergadering niet alleen op papier maar ook in de praktijk effectief uitpakt.
1.Wat is het doel van de vergadering?
De eerste vraag focust zich op het doel; je bepaalt in feite het soort vergadering dat je gaat houden. Het biedt een kader voor jou als organisator én je geeft vooraf een duidelijk beeld van de vergadering aan de deelnemers. Zo kunnen deelnemers inschatten of dat deelnemen voor hen wel relevant is. Er zijn drie typen vergaderingen die je kunt onderscheiden:
- De beslissing vergadering
Dit is een vergadering waarbij er een definitieve beslissing moet worden genomen. Het gaat hier vaak om een simpele ja of nee – en in het geval van een ja, hoe dit vervolgens wordt uitgerold. Jouw voorbereiding: maak een compacte briefing met een samenvattend document dat van tevoren gelezen moet worden door de deelnemers en je aan de agenda koppelt met een vergadertool.
- De mededeling vergadering
Bij een vergadering als deze doet de organisator (of hoofd) een belangrijke mededeling of deelt informatie die relevant is voor meerdere personen of teams. Er wordt vooral verwacht dat deelnemers eerst luisteren, waarna er tijd is voor een vragenrondje. Jouw voorbereiding: maak een korte memo vooraf die je ook weer aan de agenda koppelt.
- De brainstorm vergadering
Dit is de meest uitdagende soort binnen de vergaderfamilie. In de organiseerfase is er namelijk vaak nog geen definitieve inhoud. In de ideale situatie neemt iedereen actief deel en komen er goede ideeën uit deze vergadering gerold. Jouw voorbereiding: Deel een korte memo over de onderwerpen waar over gebrainstormd en probeer verschillende, nieuwe technieken uit.
2.Waar draait deze vergadering om? [kort!]
Een leuke oefening bij de start van een vergadering om te checken of iedereen weet waarom jullie samenkomen: vraag iedereen om de kwestie die in de vergadering besproken of opgelost moet worden in maximaal 5 woorden samen te vatten. Zijn antwoorden te wollig, lang of komen er erg verschillende antwoorden uit? Dan is het doel van de vergadering nog niet helder en is er voor jou werk aan de winkel voordat je de vergadering start.
3.Wie heeft in het verleden al iets over het vergaderonderwerp gezegd?
Dit is echt een time-saver. Je hebt door deze vraag namelijk een groep mensen bij elkaar die al betrokken zijn bij het onderwerp en die iets waardevols te melden hebben. Zo kun je het gedeelte overslaan waar je iedereen eerst moet inlichten over het onderwerp, waarna een mening nog gevormd moet worden, die misschien waardevol is.
Met deze vraag zorg je er ook voor dat je niemand mist die misschien niet standaard bij een vergadering aanwezig is, maar wel een goede bijdrage kan leveren.
4. Wat heeft je verrast in deze vergadering?
Het surprise element is niet alleen een goede bij feestjes, het is ook een mooi middel als het op effectief vergaderen aan komt. Ook hier kom je weer met een vraag op de proppen, maar dan aan het einde. Je vraagt een aantal deelnemers wat er verassend was aan de vergadering. Vond jouw collega het opvallend dat jullie met die ene mailing zoveel registranten hebt gekregen voor een event? Dan kan het waardevol zijn om die mailing onder de loep te nemen. Deze antwoorden geven weer wat de highlights zijn en bieden vaak weer openingen naar nieuwe inzichten en vragen.
5. En wees eerlijk; is deze vergadering mijn tijd waard?
De gemiddelde vergaderingsduur in Nederland is een uur, en als jij (bijna) iedere dag een vergadering hebt, is dat proportioneel gezien een groot deel van je werkdag. De vraag die je daarom bij iedere vergadering (of uitnodiging) moet stellen is of de vergadering jouw tijd en die van de deelnemers wel waard is.
Al jouw vergaderingen effectief inrichten
Wat viel jou op aan deze vijf vragen? Dat jij al heel effectief vergaderingen organiseert, of juist niet..? Als jij nog flink aan de slag moet, dan is een handige checklist om het overzicht te houden altijd fijn. Download daarom onze infographic met een checklist van 8 aandachtspunten voor effectieve vergaderingen.
